Коректно налагоджений облік усіх процесів на підприємстві грає вирішальну роль у бізнесі. Облік розрахунків, які пов’язані з виконанням службових завдань співробітниками, такими як відрядження чи закупівлі, є частиною загального фінансового контролю. Неправильний облік розрахунків з підзвітними особами може призвести до фінансових неточностей, податкових ризиків і втрат, що підкреслює важливість чіткого контролю над цим процесом.

Найпоширеніші помилки в обліку розрахунків з підзвітними особами

Документи, що підтверджують витрати підзвітних осіб, часто оформляються з помилками або не відповідають встановленим вимогам. Недостатньо повні чи неправильні чеки, відсутність реквізитів або нечітке документування ускладнюють подальшу перевірку й облік.

Крім того, серед характерних помилок у супроводі цього процесу слід виділити такі:

1. Запізніле подання звітів. Підзвітні особи не завжди надають звіти про витрачені кошти вчасно, що створює ризик для точності фінансових показників у звітності. Затримки можуть призвести до помилок у балансі підприємства та негативно вплинути на процес обліку. Невідповідність між авансовими звітами та фактичними витратами. Витрати іноді не збігаються з сумами в авансових звітах, що може бути наслідком помилок у підрахунках або навіть перекручування даних, що ускладнює контроль над використанням коштів. Відсутність автоматизованого контролю. Без автоматизації підприємство ризикує несанкціонованим використанням коштів і завищенням витрат, адже ручна перевірка складніша й менш ефективна.

Рекомендації щодо уникнення помилок у розрахунках

Перш за все для запобігання помилок керівництву підприємства важливо встановити чіткі правила та процедури. Встановлення чітких правил щодо документування витрат, подання звітів та перевірки документів допоможе підвищити прозорість процесу та уникнути поширених помилок. Для цього слід забезпечити:

1. своєчасне подання звітів. Визначте чіткі вимоги щодо термінів формування та подання авансових звітів після виконання службового завдання. Це зменшить ризик несвоєчасного відображення витрат у бухгалтерській документації; автоматизація обліку, зокрема з використанням USAP.ONLINE. Використання автоматизованих систем, як-от USAP.ONLINE, значно спрощує облік і допомагає уникнути людських помилок. Система автоматично перевіряє документи, забезпечує швидку звітність, контроль та аналіз витрат, що підвищує ефективність фінансового управління; періодичні перевірки. На регулярній основі проводьте перевірки для виявлення можливих помилок та невідповідностей у розрахунках з підзвітними особами. Це допомагає мінімізувати ризик несанкціонованих витрат та підвищує відповідальність підзвітних осіб;
2. навчання співробітників. Регулярне навчання співробітників щодо правильного оформлення звітності, вимог до документів і правил обліку значно знижує кількість помилок. Підготовлені співробітники краще розуміють важливість своєчасного подання та точного відображення витрат.

Підсумовуючи, слід зазначити, що розробка та впровадження чіткої системи обліку, автоматизація ведення розрахунків з підзвітними особами дозволяє знизити ризик помилок та забезпечити фінансову прозорість. Автоматизація цього процесу за допомогою систем, таких, як ЮСАП.ОНЛАЙН, підвищує рівень контролю та точності, дозволяючи підприємствам зосередитися на своєму основному бізнесі, не відволікаючись на складності фінансового обліку.